Le reçu d’un restaurant dit où et combien ; il ne dit pas pourquoi l’entreprise devait payer. Un bon dossier de repas ou déplacement relie une mission réelle, les personnes concernées, le trajet, la date, la dépense, le paiement et l’approbation. Il faut ensuite conclure séparément sur la charge et sur la TVA.
Le dossier minimum
- Objet professionnel précis et daté.
- Personne autorisée et destination.
- Invitation, rendez-vous, salon ou livraison liés.
- Facture ou reçu suffisamment détaillé.
- Moyen de paiement et avance rapprochés.
- Part privée exclue et TVA testée séparément.
1. Écrire l’objet avant d’oublier
« Déplacement Casablanca » ou « déjeuner client » est trop vague. Notez la décision attendue : négocier le bail du point de vente, installer une caisse, rencontrer le fournisseur X, livrer la commande Y ou participer au salon identifié.
| Champ | Exemple utile |
|---|---|
| Mission | inventaire dépôt Tanger |
| Date/heure | 3 septembre, 7h–18h |
| Personnes | responsable stock + chauffeur |
| Trajet | Rabat–Tanger–Rabat |
| Dépense | péage, carburant, déjeuner |
| Preuve liée | ordre, invitation, BL |
| Résultat | inventaire signé |
Pour une réception, indiquez la contrepartie et l’objet sans publier des données sensibles dans le journal comptable.
2. Contrôler le justificatif et la raison
La facture doit correspondre au lieu, à la date, au nombre de personnes et au montant attendu. Un ticket de carte seul n’identifie pas les biens ou services. Une photo floue ne vaut pas une politique documentaire.
- Obtenir la facture ou reçu original.
- Ajouter mission et participants utiles.
- Vérifier date, lieu et monnaie.
- Recomposer total et pourboire éventuel.
- Séparer alcool ou dépense privée le cas échéant.
- Joindre billet, hôtel, péage ou BL.
- Faire approuver hors auto-validation.
- Archiver avec une référence unique.
Pour un remboursement au dirigeant, utilisez aussi la méthode de note de frais.
3. Déduction directe et TVA : deux conclusions
Le CGI ne publie pas dans les dispositions générales consultées une allocation universelle de repas ou de déplacement pour toutes les TPE. La charge s’appuie donc sur l’intérêt de l’exploitation, la réalité, la période et la preuve. En revanche, l’article 106 exclut explicitement la TVA sur les frais de mission, réception ou représentation.
| Question | Charge | TVA |
|---|---|---|
| Mission réelle | condition centrale | ne lève pas l’exclusion |
| Facture régulière | nécessaire | nécessaire mais insuffisante |
| Montant raisonnable | à documenter | n’ouvre pas le droit |
| Usage privé | à exclure | à exclure |
| Paiement traçable | à contrôler | à contrôler |
Ne récupérez pas la TVA simplement parce qu’une dépense est admise en charge.
N’inventez pas un forfait fiscal universel
Une politique interne peut fixer des plafonds pour autoriser les dépenses. Elle ne crée pas à elle seule une déduction légale ni un droit à TVA.
4. Organiser avance, remboursement et clôture
Une avance n’est pas une charge tant que les pièces ne sont pas rendues. Rapprochez montant avancé, dépenses admises, somme remboursée par le salarié ou complément payé par l’entreprise.
- Avant : ordre et budget
- Pendant : preuves et événements
- Retour : note datée
- Validation : objet, part privée, compte
- Paiement : solde de l’avance
- Clôture : charges à payer et dossiers ouverts
BelloPOS peut fournir un reçu de vente ou l’historique d’une livraison liée à la mission. Il ne gère pas la politique de déplacement ni ne valide les participants.
Les erreurs à éviter
- Écrire seulement “client”.
- Conserver le ticket carte seul.
- S’auto-approuver.
- Mélanger famille et mission.
- Récupérer la TVA de réception.
- Ne jamais solder l’avance.
Questions fréquentes
Un repas client est-il déductible ?
Il peut relever d’une charge professionnelle si l’objet, les participants, la preuve, le montant et le paiement sont défendables.
Existe-t-il un plafond repas unique dans le CGI ?
Aucun forfait général unique pour toutes les TPE n’a été trouvé dans les dispositions consultées ; ne copiez pas un barème étranger.
La TVA du restaurant est-elle récupérable ?
L’article 106 exclut la TVA des frais de mission, réception et représentation.
Un ticket de carte suffit-il ?
Non. Il prouve le paiement mais décrit rarement la dépense et son objet.
BelloPOS gère-t-il les notes de frais ?
Il peut fournir des traces de vente/livraison, pas remplacer un workflow de mission, preuve et approbation.
À retenir
Un repas ou trajet se défend par son histoire, pas par son libellé. Notez la mission, gardez la pièce, isolez le privé, approuvez et concluez la TVA séparément.
Sources
Les chiffres et les règles cités ci-dessus viennent de ces pages, consultées à la date indiquée dans l’article.
Gardez la référence opérationnelle
Reliez une mission de livraison ou d’installation à sa vente sans transformer le logiciel de caisse en système de notes de frais.
Pour aller plus loin
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