Une facture de 1 200 MAD réglée en deux fois ne crée pas trois ventes : elle crée un document de vente et deux mouvements de trésorerie affectés au même solde. Le journal devient fiable quand il répond séparément à “qu’avons-nous vendu ?”, “qu’avons-nous encaissé ?” et “que nous doit-on ?”.
Les quatre vues à ne pas fusionner
- Journal des ventes : opérations et documents de vente.
- Registre des règlements : mouvements de banque/caisse.
- Grand livre client : factures, avoirs et affectations.
- Balance âgée : soldes ouverts par échéance.
- Journal d’avoirs : corrections liées.
- Rapprochement : explication des écarts.
- Comptabilité : validation des écritures et taxes.
1. Donnez à chaque ligne une seule nature
Une ligne de vente porte une date, un numéro continu, un client ou type de client, une base, la TVA selon le cas et un total. Une ligne de paiement porte date de valeur, moyen, référence bancaire/caisse, montant et facture affectée. Un avoir est un document lié qui corrige le dossier ; ce n’est ni un paiement négatif inventé ni la suppression de l’original.
| Registre | Événement | Identifiant |
|---|---|---|
| Ventes | Facture/vente | Numéro du document |
| Paiements | Encaissement/remboursement | Référence de mouvement |
| Avoirs | Correction approuvée | Numéro + facture source |
| Échéances | Solde attendu | Client + document |
Gardez le brut et les liens. Les synthèses se recalculent ensuite ; si vous stockez seulement un net mensuel, vous ne pourrez plus expliquer quelle facture a été payée.
2. Exemple d’une facture payée en deux fois
Le 3 septembre, facture F-410 : 1 000 MAD HT et 200 MAD de TVA dans cet exemple. Le 10 septembre, le client verse 500 MAD ; le 25, il verse 700 MAD. Le journal des ventes contient une seule facture de 1 200 MAD. Le registre des règlements contient deux lignes. Le compte client passe de 1 200 à 700, puis à zéro.
| Date | Événement | Vente | Cash | Solde |
|---|---|---|---|---|
| 03/09 | F-410 | 1 200 | — | 1 200 |
| 10/09 | Virement A | — | 500 | 700 |
| 25/09 | Virement B | — | 700 | 0 |
Si le virement A arrive sans référence, placez-le dans une file « non affecté » au lieu de créer une vente ou de solder au hasard. Son montant est réel, son affectation reste à prouver.
3. Clôturez par exceptions
Chaque jour ou semaine selon le volume, comparez ventes émises, total des moyens de paiement, banque, caisse physique, avoirs, remboursements et soldes. Cherchez d’abord les exceptions : doublon, numéro manquant, paiement non affecté, retour sans avoir, facture au mauvais client ou différence de date.
- Geler la période opérationnelle.
- Exporter les ventes par numéro.
- Exporter paiements par référence.
- Compter la caisse physique.
- Importer ou pointer la banque.
- Affecter les paiements certains.
- Lister les exceptions avec responsable.
- Transmettre les écritures à la comptabilité.
La comptabilité décide de la reconnaissance, des comptes et de la période fiscale. Le journal opérationnel doit fournir des événements complets, pas prétendre remplacer ce jugement.
Encaisser n’est pas vendre une deuxième fois
La vente, la facture et le paiement peuvent se produire à des dates différentes. Conservez chaque événement et leur lien plutôt que d’ajouter le cash au chiffre d’affaires facturé.
4. Construisez la balance âgée depuis les documents
BelloPOS peut exposer facture, échéance, état et paiements. Calculez le solde document par document et répartissez-le par ancienneté : non échu, 1–30, 31–60, 61–90 et plus. Gardez les avoirs non affectés et les crédits clients visibles au lieu de les compenser contre un autre client.
- Non échu : prévention
- 1–30 : relance normale
- 31–60 : revue de promesse et crédit
- 61–90 : escalade
- >90 : décision de risque et recouvrement
Le total de la balance doit se rapprocher du contrôle comptable clients. Tout écart devient une tâche, jamais un ajustement silencieux.
Les erreurs à éviter
- Additionner ventes et encaissements.
- Solder un paiement sans référence.
- Supprimer l’original après avoir.
- Compenser deux clients.
- Clôturer sur un net mensuel.
- Laisser une exception sans propriétaire.
Questions fréquentes
Le journal des ventes contient-il les paiements ?
Il peut afficher leur statut, mais gardez le mouvement de paiement dans son registre et liez-le à la vente.
Comment traiter un paiement partiel ?
Créez une ligne de règlement affectée à la facture et laissez le reliquat ouvert jusqu’au prochain événement.
Que faire d’un virement sans référence ?
Placez-le en attente, recherchez client et facture, puis affectez avec une trace d’approbation.
La balance âgée remplace-t-elle le grand livre ?
Non. C’est une vue de gestion des soldes ouverts ; elle doit se rapprocher de la comptabilité.
BelloPOS fait-il la comptabilité générale ?
Il produit des données de vente, paiement et solde utiles. La validation des écritures et états appartient au système et au professionnel comptables.
À retenir
Un journal propre enregistre une vente une seule fois, conserve chaque mouvement de trésorerie et explique le solde par des liens vérifiables.
Sources
Les chiffres et les règles cités ci-dessus viennent de ces pages, consultées à la date indiquée dans l’article.
Rapprochez une semaine complète
Recomposez le chiffre d’affaires, les encaissements et les soldes avec trois totaux séparés avant de chercher l’écart.
Pour aller plus loin
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