Une facture de 6 000 DH reste une facture de 6 000 DH après un règlement de 2 000 DH. Le paiement change le solde client, pas le total facturé. Pour savoir si elle est payée, partielle ou impayée, conservez chaque mouvement avec date, moyen, référence et imputation ; ne tapez jamais un nouveau total à la main.
L’équation à garder
- Total facture : valeur émise et fixe.
- Paiements : crédits datés et référencés.
- Avoirs : corrections liées, pas paiements.
- Reste = débit facturé − paiements imputés − avoirs applicables.
- Payée signifie reste nul après rapprochement.
- Partielle signifie reste positif avec au moins un règlement.
- Impayée signifie aucune imputation ou échéance dépassée selon le suivi.
- Le relevé client doit recomposer chaque étape.
1. Les quatre nombres du dossier
Affichez séparément le total facturé, le montant payé, les avoirs et le reste. Un seul champ « solde » modifiable masque l’origine d’une différence.
| Mouvement | Débit client | Crédit client | Effet |
|---|---|---|---|
| Facture émise | 6 000 | — | Dette 6 000 |
| Paiement virement | — | 2 000 | Reste 4 000 |
| Paiement espèces | — | 1 500 | Reste 2 500 |
| Avoir lié | — | 500 | Reste 2 000 |
| Paiement final | — | 2 000 | Reste 0 |
| Remise avant facture | Réduit la facture source | — | Pas un paiement |
L’avoir corrige la créance ; le paiement l’éteint financièrement. Ne les mélangez pas dans la même catégorie même s’ils réduisent tous deux le reste.
2. Enregistrer un règlement exploitable
« Payé » sans date ni référence est une opinion. Une écriture exploitable permet au client, à la caisse, à la banque et à la fiduciaire de parler du même événement.
- Choisir le client exact.
- Saisir date et heure du règlement.
- Choisir espèces, carte, virement, chèque ou autre moyen validé.
- Ajouter référence bancaire ou pièce de caisse.
- Saisir le montant réellement reçu.
- Imputer aux bonnes factures selon votre règle.
- Interdire une imputation supérieure au reste sans traitement explicite.
- Émettre un reçu ou mettre à jour le relevé.
- Rapprocher au relevé banque/caisse.
- Conserver l’utilisateur et la note de correction.
| Champ | Pourquoi |
|---|---|
| Date | Classement et ancienneté |
| Moyen | Journal de trésorerie |
| Référence | Rapprochement |
| Montant | Solde exact |
| Facture imputée | Évite crédit flottant |
| Utilisateur | Piste d’audit |
Une preuve de virement ne vaut pas toujours crédit bancaire définitif ; définissez le moment où votre procédure marque le règlement comme confirmé.
3. Statuts et échéances
Le statut doit être calculé depuis les mouvements, pas choisi librement. Ajoutez l’échéance et l’ancienneté pour distinguer une facture non encore due d’un impayé à relancer.
| Statut | Condition de donnée | Action |
|---|---|---|
| Non payée, non échue | Reste total, échéance future | Surveiller |
| Partiellement payée | 0 < reste < total | Confirmer prochaine date |
| Payée | Reste = 0, règlements rapprochés | Clore financièrement |
| Échue | Reste > 0 après échéance | Relancer selon procédure |
| Contestée | Motif client documenté | Suspendre escalade automatique |
| Crédit client | Paiement sans imputation | Affecter ou rembourser |
L’acompte est un paiement à imputer, pas une réduction. Le dossier d’archive doit garder facture, règlement, avoir et preuve.
Ne marquez pas payée sur une capture d’écran
Contrôlez que le montant est reçu, attribué au bon client et rapproché au bon moyen. Une capture, une promesse ou un chèque en attente peut suivre un statut provisoire, mais ne doit pas effacer le reste sans règle écrite.
4. Relevé et rapprochement
Le relevé client déroule date, référence, débit, crédit et solde progressif. Son total doit égaler la somme des mouvements, pas un champ corrigé pour satisfaire le client.
Chaque semaine, rapprochez espèces au journal de caisse, cartes au relevé acquéreur, virements à la banque et chèques à leur état. Les différences vont dans une liste d’incidents, jamais dans une facture modifiée.
Envoyez au client le détail nécessaire et protégez ses données. Gardez les droits de correction séparés des droits d’encaissement.
5. Le carnet client BelloPOS
À partir de Go, ventes et factures impayées créent un débit ; règlements et avoirs créent un crédit. Le carnet calcule le solde progressif, l’ancienneté et le relevé PDF, avec limites de crédit et permission de dépassement.
| Fonction | Forfait | Contrôle |
|---|---|---|
| Fiche et historique | Lite | Identité client |
| Carnet et règlements | Go/Pro | Référence et imputation |
| Limite de crédit | Go/Pro | Droit de dépassement |
| Ancienneté | Go/Pro | Échéances justes |
| Relevé PDF | Go/Pro | Relecture client |
| Pont comptable | Pro | Validation fiduciaire |
Le solde est recalculé depuis les mouvements et ne doit pas être retouché. BelloPOS fonctionne localement ; sauvegardez et restaurez le carnet comme les factures.
Les erreurs à éviter
- Réduire le total après paiement.
- Saisir un règlement sans référence.
- Confondre avoir et paiement.
- Marquer payée avant rapprochement.
- Imputer au mauvais client.
- Oublier l’échéance.
- Corriger directement le solde.
- Laisser le même utilisateur encaisser et effacer les traces.
Questions fréquentes
Une facture partiellement payée change-t-elle de montant ?
Non. Son total reste fixe ; seuls payé et reste à payer changent.
Comment calculer le reste ?
Total facturé moins paiements imputés et avoirs applicables, sans déduire deux fois.
Quand marquer une facture payée ?
Quand le reste est nul et que les règlements sont confirmés et rapprochés selon votre procédure.
Un avoir est-il un paiement ?
Non. Il corrige tout ou partie de la créance ; un règlement décrit de l’argent reçu.
BelloPOS gère-t-il les paiements partiels ?
Oui à partir de Go, dans le carnet client avec mouvements, ancienneté et relevé PDF.
Peut-on modifier le solde client ?
Le solde normal est recalculé depuis les mouvements. Toute ouverture ou correction exceptionnelle doit rester tracée et autorisée.
À retenir
Gardez le total émis fixe et construisez le solde depuis des mouvements. Le statut devient alors une conséquence vérifiable, et le relevé explique au client chaque dirham facturé, payé, crédité et restant.
Sources
Les chiffres et les règles cités ci-dessus viennent de ces pages, consultées à la date indiquée dans l’article.
- Code général des impôts 2026, DGI, consulté le 29 août 2026
- BelloPOS, factures PDF numérotées et mentions, consulté le 29 août 2026
- BelloPOS, crédit client, règlements et relevés, consulté le 30 août 2026
- Tarifs BelloPOS Lite, Go et Pro, consultés le 29 août 2026
Remplacez le total manuel par un carnet
Créez une facture test, deux règlements et un avoir, puis vérifiez le solde et le relevé PDF dans BelloPOS.
Pour aller plus loin
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