Facturation pour grossiste et distributeur : du bon de commande au règlement

Un grossiste ne facture pas seulement beaucoup de lignes : il doit préserver le tarif accepté, la quantité commandée, ce qui a réellement été livré, ce qui reste à livrer, l’échéance et chaque règlement. Quand une commande de 500 unités part en trois camions, une facture globale créée trop tôt ou trois factures ressaisies à la main rendent les écarts presque certains. La méthode robuste relie bon de commande, préparation, bons de livraison, facture ou factures selon l’accord, crédit client et export comptable, avec une référence stable à chaque étape.

1. Les nombres qui ne doivent jamais être confondus

Une commande ouverte porte au moins quatre quantités. Gardez-les séparées pour que commercial, dépôt, livreur, client et comptable parlent de la même chose. Notre guide sur les commandes et livraisons approfondit le contrôle opérationnel.

Quantité	Question	Exemple sur 500
Commandée	Qu’a accepté le client ?	500 cartons
Réservée ou affectée	Qu’avez-vous réellement mis de côté ?	300, selon votre procédure
Livrée	Qu’a signé ou reçu le client ?	200 + 100 + 150 = 450
Restant à livrer	Quel engagement demeure ?	50 cartons
Facturée	Quelle quantité porte une facture émise ?	450 si facturation à la livraison
Payée	Quel montant de facture a été réglé ?	Une valeur, pas une quantité de commande

Le stock « disponible » n’est pas forcément réservé au client. Si votre outil ne réserve pas par commande, organisez une zone physique, un statut ou un contrôle manuel explicite. Ne laissez pas le commercial promettre 500 parce que l’écran affiche 500 alors que 300 sont déjà engagées ailleurs.

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2. Tarifs clients et conditions de vente

Le volume ne justifie pas un prix impossible à expliquer. Écrivez la base de chaque avantage sur la version acceptée.

• Unité : Pièce, carton, palette, kilogramme ou pack. Le prix et la quantité doivent utiliser la même unité, avec conversion claire si nécessaire.
• Palier : Prix à partir de 10, 50 ou 100 unités, ou remise négociée. Dites ce qui arrive si la quantité finale livrée descend sous le palier.
• Validité : Durée du tarif et conditions de révision, particulièrement pour l’import ou les matières volatiles. Une commande acceptée ne doit pas être réécrite unilatéralement.
• Transport : Inclus, facturé, franco à partir d’un seuil ou par zone. Gardez la ligne et la règle lisibles.
• Paiement : Comptant, acompte, échéance, plafond et moyen. Une limite de crédit est un contrôle interne, pas une garantie de paiement.
• Retour : Délai, état, autorisation et effet sur stock et avoir selon les règles applicables. N’accordez pas un crédit sans pièce liée.

Une fiche client doit afficher les coordonnées, le prix ou la remise autorisée, la limite de crédit et les échéances, avec des permissions pour les exceptions. Le suivi des indicateurs doit distinguer chiffre d’affaires, marge et encaissement : vendre davantage à crédit peut améliorer le premier et détériorer la trésorerie.

3. Exemple de livraison partielle

Supposons une commande BC-2048 de 500 cartons à 180 DH, livrée en trois fois. Les montants illustrent le rapprochement avant taxes et ne fixent aucun traitement fiscal.

1. La commande acceptée fixe 500 cartons, 180 DH par carton, trois adresses possibles, transport et échéance.
2. Le dépôt prépare 200 cartons. BL-810 indique 200 et le client confirme la réception.
3. La deuxième sortie BL-827 porte 100 cartons. Le reliquat de commande passe à 200.
4. La troisième sortie BL-842 porte 150 cartons. Le total livré est 450 et 50 restent ouverts ou font l’objet d’un accord d’annulation.
5. Si la règle convenue est une facture par livraison, chaque BL produit sa facture liée. Si une facture récapitule plusieurs BL, elle les cite et ne dépasse pas les quantités livrées.
6. Le client règle partiellement. Chaque paiement est affecté à la ou aux factures, et le relevé montre dates, débits, crédits et solde.
7. En fin de période, ventes, avoirs et règlements sont exportés dans le format attendu par la fiduciaire, avec contrôle d’équilibre.

Pièce	Quantité	Valeur avant taxes	Reliquat commande
BL-810	200	36 000 DH	300
BL-827	100	18 000 DH	200
BL-842	150	27 000 DH	50
Total livré	450	81 000 DH	50

Le bon de commande n’est pas une créance client et le bon de livraison n’est pas automatiquement une facture. Le crédit naît de la pièce financière et de son échéance. Si 50 cartons sont annulés, gardez l’accord ; ne modifiez pas la commande historique pour faire croire qu’elle portait 450 dès le départ.

4. Comment BelloPOS gère ce travail

Go ajoute aux fonctions de caisse les achats fournisseurs, factures exportées, crédit client, relevés, rôles, journal d’activité, sauvegardes et analytique. Pour un petit grossiste qui prend les commandes hors système et facture depuis les ventes, ce niveau peut suffire, à condition de contrôler les livraisons par sa procédure.

Pro ajoute devis, bons de commande, bons de livraison, factures et avoirs avec conversion et historique liés. Il ajoute également le pont comptable : journaux des ventes, achats et trésorerie, grand livre, TVA et exports XLSX, CSV, PDF, Sage ou audit type FEC selon la page produit.

Le crédit client de Go et Pro suit limite, carnet, règlements et relevés. Il ne remplace ni l’analyse du risque ni le recouvrement. Comparez les forfaits et leur paiement unique sur la page tarifs, puis simulez une commande réellement livrée en trois fois.

5. Contrôle hebdomadaire du distributeur

Une courte revue croise engagements commerciaux, marchandises, factures et cash.

Liste	À rapprocher	Anomalie typique
Commandes ouvertes	Commandé moins livré ou annulé	Reliquat oublié
Préparation	Affecté contre disponible physique	Double promesse
Livraisons	BL, signature et facture	BL non facturé ou facturé deux fois
Crédit	Factures échues, paiements et avoirs	Règlement non affecté
Marge	Prix de vente contre coût reçu	Ancien coût après hausse fournisseur
Comptabilité	Journaux, TVA et équilibre	Export incomplet ou période chevauchée

Les erreurs à éviter

• Confondre commande ouverte et chiffre d’affaires facturé.
• Facturer 500 après n’en avoir livré que 450 sans accord correspondant.
• Modifier la commande acceptée au lieu de garder les livraisons et reliquats.
• Appliquer un palier sans unité ni quantité minimale explicite.
• Compter un règlement global sans l’affecter aux factures.
• Promettre du stock déjà engagé pour un autre client.
• Laisser un commercial dépasser la limite de crédit sans trace.
• Exporter la comptabilité avant de rapprocher avoirs et paiements.

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Questions fréquentes

Peut-on facturer une livraison partielle ?

Oui selon l’accord et la méthode de facturation retenue. La facture doit rester cohérente avec les quantités livrées ou le fait générateur validé, et citer les pièces utiles.

Le bon de livraison remplace-t-il la facture ?

Non. Il constate la remise des marchandises ; la facture porte la créance et les mentions de facturation. Gardez-les liés sans les confondre.

Comment suivre les 50 unités restantes ?

Conservez le reliquat sur la commande avec son statut, son délai ou l’accord d’annulation. Ne modifiez pas l’historique pour masquer la différence.

Le crédit client est-il le montant des commandes ?

Non. Il doit refléter les débits et crédits financiers, notamment factures, avoirs et règlements. Une commande non facturée reste un engagement commercial.

Quel forfait BelloPOS convient à un distributeur ?

Pro pour le flux complet commande-livraison-facture et les exports comptables. Go peut suffire pour achats, factures de vente et crédit si les commandes sont gérées autrement.

BelloPOS optimise-t-il les tournées de livraison ?

Ce n’est pas une fonction promise dans le périmètre vérifié. Utilisez un outil ou une procédure logistique adapté si l’optimisation de tournée est indispensable.

À retenir

La facturation de gros devient fiable quand chaque chiffre garde son nom : commandé, affecté, livré, facturé, payé et restant. Les documents liés empêchent la ressaisie, mais la règle de facturation, la réservation physique et le contrôle du crédit restent des décisions d’exploitation. Commencez par une commande réelle avec livraison partielle ; si le système peut l’expliquer de bout en bout au client, au dépôt et à la fiduciaire, il peut soutenir votre croissance sans cacher les reliquats.

Sources

Les chiffres et les règles cités ci-dessus viennent de ces pages, consultées à la date indiquée dans l’article.

• Code général des impôts 2026, notamment articles 145 et 211, consulté le 29 août 2026
• BelloPOS, achats, fournisseurs et prix de revient, consulté le 29 août 2026
• BelloPOS, devis, commandes, livraisons, factures et avoirs, consulté le 29 août 2026
• BelloPOS, crédit client et relevés de compte, consulté le 29 août 2026
• BelloPOS, pont comptable et exports fiduciaire, consulté le 29 août 2026
• Tarifs et périmètre des forfaits BelloPOS, consultés le 29 août 2026

Pour aller plus loin

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• Devis et factures pour quincaillerie, pièces auto et négoce
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