Le numéro de facture sert à retrouver un document unique, pas à décorer le PDF. L’article 145 du CGI demande des factures pré-numérotées tirées d’une série continue ou éditées informatiquement selon une série continue. Cela impose une procédure claire : le brouillon ne consomme pas le numéro final, l’émission le réserve, un doublon bloque le traitement et un incident laisse une explication plutôt qu’une réécriture.
Les huit règles opérationnelles
- Définir une structure courte et stable.
- Attribuer le numéro final au moment d’émettre.
- Garantir l’unicité dans le périmètre de la série.
- Ne jamais réutiliser un numéro émis.
- Ne pas antidater pour remplir un trou.
- Documenter brouillon, échec et annulation.
- Relier correction ou avoir à l’original.
- Réconcilier périodiquement séquence, factures, ventes et exports.
1. Ce qu’est une série continue
Une série est une règle de génération et un périmètre de contrôle. Un préfixe comme F-2026- peut aider la lecture, mais il ne remplace pas l’ordre ni l’unicité. Le CGI pose la continuité ; il ne faut pas inventer dans un article une structure annuelle universelle que chaque entreprise serait obligée d’utiliser.
| Élément | Décision à écrire | Exemple pédagogique |
|---|---|---|
| Préfixe | Type de document | F pour facture |
| Période | Incluse ou non | 2026 |
| Compteur | Longueur et point de départ | 000123 |
| Périmètre | Société/établissement/série | Un compteur défini |
| Déclencheur | Émission, jamais simple saisie | Bouton Émettre |
| Contrôle | Qui voit et rapproche | Responsable mensuel |
Le résultat peut être F-2026-000123, mais ce format n’est qu’un exemple. Faites valider séries séparées, changement d’établissement et clôture annuelle par la fiduciaire avant paramétrage.
2. Brouillon, émission, envoi et paiement
Ces quatre événements sont différents. Un brouillon peut changer ; l’émission crée le document final et son numéro ; l’envoi remet une copie ; le paiement règle tout ou partie de la dette. Numéroter au premier clic de saisie crée des trous inutiles, tandis que numéroter au paiement laisse des ventes émises sans facture identifiable.
- Créer le document comme brouillon interne.
- Vérifier société, client, date, lignes et TVA.
- Vérifier la vente, commande ou livraison source.
- Faire approuver l’exception si nécessaire.
- Émettre et obtenir atomiquement le prochain numéro.
- Figer numéro, date et données légales contrôlées.
- Produire le PDF et l’export depuis le même document.
- Enregistrer l’envoi séparément.
- Enregistrer le paiement sans renuméroter.
- Corriger par une trace liée lorsque l’émission est passée.
| État | Numéro final ? | Action permise |
|---|---|---|
| Brouillon | Non | Modifier ou abandonner |
| Prêt | Non | Contrôler |
| Émis | Oui | Imprimer, envoyer, encaisser |
| Partiellement payé | Même numéro | Ajouter un règlement |
| Corrigé | Original conservé | Lier avoir/procédure |
| Archivé | Même numéro | Consulter, pas recycler |
La procédure complète d’émission est dans comment faire une facture. L’archive doit retrouver le numéro, le PDF et l’origine ensemble.
3. Traiter un trou ou un doublon
Un trou n’est pas réparé en fabriquant silencieusement une facture antidatée. Un doublon n’est pas réparé en renommant seulement le PDF. Arrêtez la séquence concernée, qualifiez l’état réel, conservez les journaux et faites décider la correction par le responsable et la fiduciaire.
| Incident | Première action | Trace à garder |
|---|---|---|
| Numéro réservé, émission échouée | Vérifier si un document final existe | Journal, erreur, heure |
| PDF absent | Régénérer depuis le document émis | Même numéro et données |
| Deux documents même numéro | Bloquer envoi et déterminer l’original | IDs, utilisateurs, horodatages |
| Trou découvert | Expliquer l’événement | Registre d’incident |
| Mauvaise donnée après émission | Choisir correction/avoir | Original et lien |
| Import de migration | Geler ancienne série | Rapport de bascule |
Ne déduisez pas automatiquement qu’un trou est une fraude ou qu’il est sans conséquence. Documentez ce qui s’est passé, empêchez la réutilisation et obtenez le traitement comptable approprié.
Changer le nom du fichier ne change pas le numéro légal
FACT-101-bis.pdf reste le même document si sa donnée source porte FACT-101. Les contrôles doivent porter sur l’enregistrement, le PDF, l’export structuré et le journal, pas seulement sur le nom visible dans un dossier.
4. Année, établissement et migration
Un changement d’année peut démarrer une nouvelle série si votre procédure l’a défini ; il ne permet pas d’effacer l’ancienne. Plusieurs établissements ou types peuvent justifier des séries distinctes uniquement si leur règle et leur rapprochement restent clairs.
Lors d’un changement de logiciel, exportez le dernier numéro, les factures et avoirs, datez la fin de l’ancienne série, documentez le premier numéro de la nouvelle et gardez l’ancien système en lecture. Le guide migration depuis Excel couvre ce dossier.
Ne réimportez pas des documents historiques comme de nouvelles factures émises. Conservez leur numéro d’origine dans une archive ou un champ de référence prévu, et testez la recherche sur les deux périodes.
5. Comment BelloPOS protège la séquence
Dans le hub Pro, les documents restent en brouillon puis prennent le prochain numéro à l’émission. Une fois émis, numéro, date et scellement restent fixes ; permissions et historique encadrent la correction ou l’avoir. Go numérote la facture créée depuis une vente.
| Besoin | BelloPOS | Contrôle humain |
|---|---|---|
| Brouillon sans numéro légal | Pro | Valider avant émission |
| Facture vente | Go/Pro | Fiche client et taxe |
| Série continue | Émission contrôlée | Paramétrage et rapprochement |
| PDF/UBL/hash | Go/Pro | Cohérence de sortie |
| Avoir lié | Pro | Motif et montant |
| Migration | Exports disponibles | Plan de bascule |
BelloPOS ne transmet pas directement à la DGI. Testez concurrence de deux utilisateurs, panne pendant émission, restauration et clôture de période avant de confier la séquence au système.
Les erreurs à éviter
- Numéroter les brouillons à la saisie.
- Numéroter au paiement.
- Réutiliser un numéro abandonné après émission.
- Antidater pour boucher un trou.
- Renommer le PDF sans corriger la donnée.
- Lancer deux séries sans périmètre.
- Réinitialiser l’année sans trace.
- Migrer sans dernier/premier numéro documenté.
Questions fréquentes
Que signifie série continue ?
Une règle qui produit des numéros uniques dans un ordre contrôlable, sur un périmètre défini, conformément à l’article 145.
Un brouillon doit-il avoir un numéro final ?
Non dans une bonne procédure : il reçoit un identifiant interne et le numéro légal est attribué à l’émission.
Puis-je recommencer à 1 chaque année ?
Seulement dans une série annuelle définie et validée, sans effacer ni confondre les séries précédentes.
Comment corriger un trou ?
Ne fabriquez pas une facture. Identifiez l’événement, empêchez la réutilisation, conservez la preuve et validez le traitement.
Que faire d’un doublon ?
Bloquez l’envoi, déterminez quel enregistrement est original, conservez les traces et faites appliquer la correction validée.
BelloPOS empêche-t-il de supprimer une facture émise ?
Le document émis conserve numéro et historique ; les corrections passent sous contrôle ou par un avoir lié dans Pro.
À retenir
Une bonne numérotation sépare brouillon et émission, garantit l’unicité et rend chaque incident explicable. N’effacez, ne recyclez et n’antidatez pas : rapprochez la séquence avec les documents et les exports.
Sources
Les chiffres et les règles cités ci-dessus viennent de ces pages, consultées à la date indiquée dans l’article.
- Code général des impôts 2026, DGI, consulté le 29 août 2026
- BelloPOS, factures PDF numérotées et mentions, consulté le 29 août 2026
- BelloPOS, devis, commandes, livraisons, factures et avoirs, consulté le 29 août 2026
- Tarifs BelloPOS Lite, Go et Pro, consultés le 29 août 2026
Testez l’émission, pas seulement le format
Créez deux brouillons, émettez-les, simulez une panne et vérifiez que numéros, PDF, historique et export restent cohérents.
Pour aller plus loin
D’autres guides pratiques sur le même sujet :