Un vendeur arrive en retard trois fois par semaine, et vous avez déjà crié deux fois sans rien écrire. Le jour où vous voudrez vous en séparer, ces deux engueulades ne vaudront rien. L’avertissement n’est pas une manière de vider votre sac : c’est le premier barreau d’une échelle que l’article 37 du Code du travail fixe dans un ordre précis, et qu’il faut gravir barreau par barreau pour que le licenciement qui la conclut soit considéré comme justifié. Sauter un barreau, c’est affaiblir votre propre dossier.
L’essentiel en cinq points
- L’article 37 fixe quatre sanctions dans l’ordre : l’avertissement, le blâme, un deuxième blâme ou la mise à pied, un troisième blâme ou le transfert.
- La mise à pied ne peut pas dépasser 8 jours et le transfert doit tenir compte du lieu de résidence du salarié.
- L’article 38 impose d’appliquer les sanctions graduellement : c’est cette gradation qui donne sa valeur à chaque écrit.
- Une fois les sanctions épuisées dans l’année, le licenciement est considéré comme justifié : l’échelle finit par protéger l’employeur qui l’a suivie.
- L’audition de l’article 62 ne concerne pas un simple avertissement : elle s’attache aux troisième et quatrième sanctions et au licenciement.
1. L’échelle de l’article 37, dans l’ordre
Pour une faute qui n’est pas grave, l’employeur ne choisit pas librement sa sanction dans un catalogue : le Code du travail les énumère dans un ordre, et cet ordre fait partie de la règle. Voici les quatre barreaux, et le moment où la procédure d’audition entre en jeu.
| Rang | Sanction prévue par l’article 37 | Audition de l’article 62 |
|---|---|---|
| 1 | L’avertissement | Non requise |
| 2 | Le blâme | Non requise |
| 3 | Un deuxième blâme, ou la mise à pied de 8 jours au plus | Requise |
| 4 | Un troisième blâme, ou le transfert à un autre service ou établissement | Requise |
| — | Le licenciement, une fois l’échelle épuisée dans l’année | Requise |
Deux limites sont écrites dans le texte lui-même et se vérifient d’un coup d’œil. La mise à pied ne dépasse pas huit jours, quelle que soit la faute. Et le transfert vers un autre service ou un autre établissement doit tenir compte du lieu de résidence du salarié : muter quelqu’un à l’autre bout de la ville pour le faire craquer n’est pas une sanction disciplinaire, c’est un dossier qui se retournera contre vous.
Ces sanctions valent pour les fautes qui ne sont pas qualifiées de graves. La faute grave suit son propre régime, et ce n’est pas le sujet de cet article : ici, on parle du retard répété, de l’écart de caisse, du ton employé avec un client, bref de tout ce qui n’est pas assez lourd pour justifier un départ immédiat mais trop lourd pour être laissé passer.
2. Pourquoi la gradation vous protège
L’article 38 dit deux choses en une phrase, et la seconde est celle que la plupart des employeurs ignorent. D’abord, l’employeur applique les sanctions graduellement. Ensuite, lorsque ces sanctions ont été épuisées dans l’année, il peut procéder au licenciement, et ce licenciement est alors considéré comme justifié.
- Un premier fait est établi : vous notifiez un avertissement écrit et daté.
- Le fait se reproduit : vous notifiez un blâme, en rappelant l’avertissement précédent.
- Il se reproduit encore : deuxième blâme ou mise à pied, cette fois après audition.
- Il se reproduit toujours : troisième blâme ou transfert, également après audition.
- L’échelle est épuisée dans l’année : le licenciement est considéré comme justifié.
Relisez la dernière ligne. Ce n’est pas une tolérance, c’est une construction. Chaque écrit que vous produisez aujourd’hui est une pièce du dossier qui rendra votre décision défendable demain. L’employeur qui hurle pendant un an sans rien écrire arrive devant le juge les mains vides ; celui qui a notifié quatre sanctions datées arrive avec une échelle complète. Le second n’est pas plus dur que le premier, il est simplement dans les clous.
À l’inverse, sauter des barreaux casse la construction. Passer directement à la mise à pied pour un retard, c’est prendre une sanction disproportionnée sans avoir posé les premières marches, et c’est offrir au salarié l’argument le plus simple qui soit.
3. Ce que l’avertissement doit contenir
Un avertissement utile tient en une page et ne contient aucune opinion. Il décrit des faits datés, il dit ce qui est attendu, et il laisse une trace vérifiable de sa remise. Tout ce qui ressemble à un jugement de caractère affaiblit le document.
- Un fait, une date, une heure : « Retard de 35 minutes le mardi 3 mars, prise de poste à 9 h 35 pour une ouverture à 9 h. » Pas « vous êtes toujours en retard ». Un fait daté se prouve ou se conteste ; une généralité ne se prouve pas.
- La preuve, citée et conservée : Feuille de présence, journal de caisse, écart constaté et son montant, réclamation écrite d’un client. Nommez la pièce dans la lettre et rangez-la avec la copie de l’avertissement.
- Le rang dans l’échelle : Indiquez qu’il s’agit d’un avertissement au sens de l’article 37, et rappelez les sanctions déjà notifiées s’il y en a. C’est ce rappel qui rend la gradation lisible.
- Ce que vous attendez maintenant : Une phrase, précise et vérifiable : la prise de poste à l’heure, le comptage de caisse en fin de service, le respect du protocole d’encaissement.
- La remise, tracée : Remise en main propre contre décharge signée et datée, ou envoi recommandé avec accusé de réception. Un avertissement que vous ne pouvez pas prouver avoir remis n’existe pas.
Conservez l’original signé dans le dossier du salarié, avec le contrat et les autres pièces individuelles : c’est là que se constitue, mois après mois, l’historique disciplinaire. Le dossier du personnel n’a pas d’autre fonction que celle-là le jour où quelqu’un vous demande de justifier une décision.
L’avertissement oral ne vaut rien le jour où il compte
C’est l’erreur la plus coûteuse, et elle est presque toujours commise de bonne foi. Vous avez parlé au salarié, il a compris, l’affaire semblait réglée : vous n’avez rien écrit. Deux ans plus tard, vous licenciez, et vous devez démontrer que les sanctions ont été appliquées graduellement puis épuisées dans l’année. Vous n’avez ni date, ni fait décrit, ni décharge signée. La charge de la preuve étant sur vous, le dossier est vide, et un licenciement parfaitement fondé sur le fond devient indéfendable sur la forme.
4. L’audition de l’article 62 et la notification de l’article 63
À partir du troisième barreau, l’écrit ne suffit plus : une procédure contradictoire s’impose avant la décision. Elle vaut pour la troisième et la quatrième sanction ainsi que pour le licenciement, et elle ne s’applique pas à un simple avertissement.
- Le salarié doit pouvoir se défendre et être entendu avant que la sanction soit prise.
- Il est entendu en présence d’un délégué des salariés ou d’un représentant syndical qu’il choisit lui-même.
- L’audition a lieu dans un délai de 8 jours à compter de la constatation de l’acte reproché.
- Un procès-verbal est établi par l’entreprise, signé par les deux parties, et une copie est remise au salarié.
- Si l’une des parties refuse d’engager ou de poursuivre la procédure, l’inspecteur du travail est saisi.
Le choix du délégué appartient au salarié, pas à vous : lui imposer un accompagnant vicie l’audition. Et le procès-verbal n’est pas une formalité administrative de plus, c’est la seule preuve que l’audition a eu lieu et que le salarié a pu s’y exprimer.
Vient ensuite l’article 63 : la décision est remise au salarié en main propre contre reçu, ou par lettre recommandée avec accusé de réception, dans un délai de 48 heures suivant le moment où elle a été prise. Le même article pose la règle qui commande tout le reste : la charge de la preuve de la justification du licenciement pèse sur l’employeur. C’est vous qui devrez produire les écrits, pas le salarié qui devra prouver son innocence.
Les erreurs à éviter
- Écrire « comportement inacceptable » au lieu de décrire le fait, sa date et son heure.
- Sauter des barreaux et sanctionner un retard par une mise à pied sans avertissement préalable.
- Prononcer une mise à pied de plus de 8 jours, que le Code du travail n’autorise pas.
- Remettre l’avertissement sans décharge signée ni lettre recommandée, donc sans preuve de remise.
- Imposer au salarié le délégué qui l’assiste à l’audition au lieu de le laisser choisir.
- Notifier la décision au-delà du délai de 48 heures prévu par l’article 63.
Questions fréquentes
Un avertissement oral a-t-il une valeur ?
En pratique, aucune le jour où il faut prouver quelque chose. La charge de justifier un licenciement pèse sur l’employeur, et une conversation ne se prouve pas. Écrivez, datez, décrivez le fait et faites signer une décharge : cela prend dix minutes et cela vaut, deux ans plus tard, tout le dossier.
Dois-je entendre le salarié avant un simple avertissement ?
L’audition prévue par l’article 62 s’attache aux troisième et quatrième sanctions de l’échelle ainsi qu’au licenciement, pas à l’avertissement. Rien ne vous empêche cependant d’écouter le salarié avant d’écrire : c’est souvent ainsi que l’on découvre que le fait reproché s’explique.
Combien de temps la mise à pied peut-elle durer ?
Huit jours au maximum, quelle que soit la gravité du manquement. C’est une limite écrite dans l’article 37 et elle ne se négocie pas. Une mise à pied plus longue est une sanction irrégulière, même si le salarié l’a acceptée sur le moment.
Après combien de sanctions puis-je licencier ?
L’article 38 raisonne en échelle épuisée, pas en compteur libre : lorsque les sanctions de l’article 37 ont été appliquées graduellement et épuisées dans l’année, l’employeur peut licencier et le licenciement est considéré comme justifié. Chaque barreau doit être notifié et prouvé.
À retenir
Traitez le premier avertissement comme la première page d’un dossier, pas comme une décharge de colère. Une page, des faits datés, la pièce qui les prouve, une décharge signée, et le tout rangé dans le dossier du salarié. Ensuite, montez les barreaux dans l’ordre et n’en sautez aucun : c’est exactement cette discipline qui, le jour où vous devrez licencier, fera considérer votre décision comme justifiée.
Sources
Les chiffres et les règles cités ci-dessus viennent de ces pages, consultées à la date indiquée dans l’article.
La preuve du fait, avant la lettre
Un écart de caisse ou une remise anormale ne se plaide pas de mémoire : BelloPOS garde le détail des ventes par utilisateur, et le journal d’activité de la licence Go trace qui a fait quoi et quand, hors ligne, sur votre poste.
Pour aller plus loin
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