Vous n’avez pas besoin de fermer, et vous n’avez surtout pas besoin d’un grand inventaire annuel. Un écart découvert dix mois après ne s’explique plus, il se constate : personne ne se souvient de la livraison de mars. La méthode qui marche dans un petit commerce est le comptage tournant, un rayon par semaine pendant une heure creuse. Voici comment, et quoi faire de l’écart.
En bref
- Comptez un rayon par semaine, pas tout le magasin une fois par an. En deux mois vous avez tout couvert.
- Un écart récent est explicable, un écart ancien ne l’est pas. C’est toute la différence.
- Comptez à la douchette si vos produits ont un code : deux fois plus vite et sans faute de recopie.
- Ne comptez jamais pendant que ça vend. Une heure creuse, ou avant l’ouverture.
- L’écart n’est pas le résultat, sa cause l’est. Notez-la à côté du chiffre.
Inventaire annuel ou comptage tournant
Les deux existent et n’ont pas le même but. L’un satisfait le comptable, l’autre corrige le commerce.
| Inventaire complet annuel | Comptage tournant | |
|---|---|---|
| Quand | Une fois par an, souvent un dimanche. | Un rayon par semaine, à une heure creuse. |
| Le magasin | Fermé, ou compté dans le désordre. | Ouvert, la vente continue ailleurs. |
| L’écart trouvé | Cumulé sur douze mois, inexplicable. | Récent, attribuable à une livraison ou une semaine. |
| L’effort | Une journée entière, toute l’équipe. | Une heure, une personne. |
| Ce qu’on en fait | On corrige le stock et on recommence l’an prochain. | On corrige la cause, et le rayon suivant est meilleur. |
Le comptage tournant ne remplace pas l’inventaire comptable de fin d’exercice si votre comptable en demande un. Il fait autre chose : il vous rend un stock utilisable toute l’année, ce que l’inventaire annuel ne fait, au mieux, qu’une semaine par an.
Les trois choses qui faussent un comptage
Elles expliquent la quasi-totalité des « écarts » qui n’en sont pas.
- Compter pendant que ça vend : Un article passe en caisse pendant que vous comptez le rayon, et l’écart est créé par le comptage lui-même. Comptez avant l’ouverture, ou sur un rayon fermé à la vente pendant l’heure du comptage.
- La marchandise sans code : Le vrac, l’import sans étiquette, le reconditionné : impossible à scanner, donc compté à la main, donc recopié, donc faux. C’est la première raison d’étiqueter à la réception plutôt que plus tard.
- Deux personnes qui comptent différemment : L’un compte les cartons de la réserve, l’autre non. L’un compte les articles en rayon abîmés, l’autre les met de côté. Décidez la règle avant, et écrivez-la sur la feuille.
Un comptage tournant, en une heure
Six étapes. La cinquième est celle que tout le monde saute et c’est la seule qui produit de la valeur.
- Choisissez un rayon et tenez-vous à un ordre fixe : toujours de gauche à droite, du haut vers le bas.
- Choisissez le moment : avant l’ouverture, ou l’heure la plus creuse de la semaine.
- Comptez tout ce qui est du rayon, y compris la réserve et l’arrière du rayon. C’est là que se cachent les écarts positifs.
- Saisissez au fur et à mesure, à la douchette si les produits ont un code, sinon sur une feuille par sous-rayon.
- Notez la cause à côté de chaque écart qui dépasse une unité ou deux : casse connue, invendu jeté, doute sur une livraison.
- Corrigez le stock, puis passez au rayon suivant la semaine d’après.
Sans l’étape 5, vous avez un stock à jour et aucune information : le même écart reviendra au prochain passage. Avec elle, vous voyez au bout de deux mois quels rayons dérivent et pourquoi, et c’est là que le comptage commence à rapporter.
Que faire de l’écart
Corrigez toujours le stock au réel : garder un stock théorique faux pour « ne pas perdre la trace » ne trace rien du tout. Mais corrigez en enregistrant un motif, pas en écrasant silencieusement le chiffre. Un stock corrigé sans motif recommence exactement pareil au trimestre suivant, et vous n’aurez jamais la liste des produits qui dérivent vraiment.
Ce qui complique l’inventaire au Maroc
La marchandise sans code-barres, d’abord : vrac, import, artisanat et reconditionné représentent une part importante de beaucoup de rayons, et chacun de ces articles double le temps de comptage. L’étiquetage à la réception, traité dans notre article sur les https://blog.bellocommerce.com/codes-barres-ean-gtin/, est ce qui rend un comptage tournant tenable plutôt qu’héroïque.
Ensuite la saisonnalité : le Ramadan et les deux Aïd font entrer et sortir des volumes inhabituels en quelques semaines. Comptez les rayons concernés avant la saison plutôt qu’après : un stock juste au départ rend l’écart de fin de saison lisible, alors qu’un stock déjà faux au départ rend tout le mois ininterprétable.
La liste avant de commencer
Cinq points, deux minutes.
- La règle est écrite : ce qui se compte, ce qui ne se compte pas.
- Le rayon ne vend pas pendant l’heure du comptage.
- La douchette est chargée et le stock à jour des livraisons du jour.
- Une colonne « cause » existe sur la feuille ou dans l’écran.
- Le rayon suivant est déjà choisi pour la semaine prochaine.
Les erreurs à éviter
- Compter une fois par an. Vous obtenez un chiffre, pas une explication.
- Compter pendant les heures de vente. Vous fabriquez l’écart que vous cherchez.
- Oublier la réserve. C’est là que sont la moitié des écarts positifs.
- Corriger sans noter la cause. Le même écart revient au passage suivant.
- Compter un rayon entier de vrac non étiqueté. Étiquetez d’abord, comptez ensuite.
Questions fréquentes
À quelle fréquence faut-il faire un inventaire ?
Pour un petit commerce, un rayon par semaine plutôt qu’un inventaire complet par an. En deux mois vous avez couvert tout le magasin, et surtout chaque écart trouvé est récent, donc attribuable à une livraison ou à une semaine précise. Un écart annuel, lui, ne s’explique plus.
Faut-il fermer le magasin pour faire l’inventaire ?
Non, si vous comptez par rayon. Il suffit que le rayon compté ne vende pas pendant l’heure du comptage : avant l’ouverture, ou à l’heure la plus creuse. Compter pendant que le rayon vend crée mécaniquement un écart qui n’existait pas.
Comment compter des produits sans code-barres ?
En leur en donnant un. Générez le code, imprimez l’étiquette et collez-la à la réception : l’article devient comptable à la douchette comme les autres. Tant qu’il n’a pas de code, il se compte à la main et se recopie, ce qui est la première source d’erreur de comptage.
Que faire de l’écart trouvé ?
Corrigez le stock au réel, toujours, mais en enregistrant un motif : casse, invendu, doute sur une réception. Un stock corrigé sans motif produira le même écart au passage suivant, et vous n’aurez jamais la liste des produits qui dérivent réellement.
Le comptage tournant remplace-t-il l’inventaire comptable ?
Non, si votre comptable exige un inventaire de fin d’exercice. Les deux servent à des choses différentes : l’inventaire annuel valorise le stock à une date, le comptage tournant vous rend un stock utilisable toute l’année pour commander et calculer vos marges.
À retenir
Arrêtez d’attendre décembre. Prenez un rayon, une heure creuse, une règle écrite et une colonne pour la cause, et recommencez la semaine suivante avec le rayon d’à côté. En deux mois vous aurez couvert le magasin, corrigé le stock au fil de l’eau, et surtout vous saurez quels rayons dérivent et pour quelle raison, ce qu’aucun inventaire annuel ne vous dira jamais.
Un stock qui reste juste entre deux comptages
BelloPOS tient le stock à jour à chaque vente et à chaque réception, accepte le comptage à la douchette et garde le motif de chaque correction. Licence Lite gratuite à vie, entièrement hors ligne.
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