Oui, un tableur suffit pour tenir le stock d’un petit commerce, et il n’y a rien à payer pour ça : notre modèle Excel est à télécharger ici, gratuit, sans inscription. Six onglets, quatre formules, aucune macro. Il calcule le stock restant à partir de vos entrées et de vos sorties, vous signale les références passées sous leur seuil, et chiffre l’écart le jour où vous comptez le rayon. Ce qu’il ne fait pas, autant le savoir avant de s’y installer : il ne lit pas de code-barres, il ne s’ouvre pas à deux personnes en même temps, et il ne bouge pas quand vous vendez.
En bref
- Télécharger le modèle Excel (fichier .xlsx, ouvrable aussi dans LibreOffice, Google Sheets et Numbers).
- Six onglets : mode d’emploi, produits, entrées, sorties, inventaire, tableau de bord.
- Quatre formules font tout le travail : SOMME.SI, une soustraction, SI, RECHERCHEV.
- Une seule règle : la référence doit être écrite exactement pareil dans les trois onglets, sinon le calcul ne trouve rien.
- La limite : deux personnes, deux ou trois cents références, ou un code-barres à lire, et le tableur a fait son temps.
Les six onglets, et ce que vous saisissez dans chacun
Un fichier de stock qui tient dans le temps sépare trois choses : la fiche du produit, le journal de ce qui entre et sort, et le comptage réel. Mélangez-les dans une seule feuille et vous ne pourrez plus jamais expliquer un écart.
| Onglet | À quoi il sert | Ce que vous y saisissez |
|---|---|---|
| Mode d’emploi | Les cinq règles du fichier, en clair. | Rien. |
| Produits | Une ligne par référence : prix d’achat, prix de vente, stock initial, seuil d’alerte. | Vos articles. Les colonnes calculées sont grisées. |
| Entrées | Le journal des réceptions : date, référence, quantité, prix d’achat, fournisseur, numéro de bon de livraison. | Une ligne par livraison reçue. |
| Sorties | Le journal de ce qui part : vente, perte, casse, retour, cadeau, avec la valeur au prix d’achat. | Une ligne par mouvement, ou une ligne par jour et par produit. |
| Inventaire | Le comptage : stock théorique, stock compté, écart, valeur de l’écart. | Seulement la colonne « stock compté ». |
| Tableau de bord | Huit chiffres lus dans les autres onglets. | Rien. Il se remplit tout seul. |
Le fichier arrive avec douze lignes d’exemple : une supérette de quartier sur un mois, avec ses livraisons, ses ventes, une perte et une casse. Elles sont là pour que vous voyiez les formules tourner avant d’écrire quoi que ce soit. Les prix qu’elles portent sont indicatifs, pas un tarif de gros : supprimez les douze lignes, ou écrivez par-dessus.
Les quatre formules, et pourquoi ce sont celles-là
Rien d’autre. Pas de macro, pas de tableau croisé dynamique, aucun complément à installer, et donc rien qui se casse en ouvrant le fichier sur un autre ordinateur.
- SOMME.SI, deux fois :
=SOMME.SI(Entrées!B:B; A2; Entrées!C:C)additionne toutes les quantités entrées pour la référence de la ligne, et la même formule sur l’onglet Sorties additionne ce qui est parti. C’est le cœur du fichier : le stock n’est pas un nombre que vous tenez à jour, c’est le résultat d’un journal. - La soustraction :
=G2+H2-I2, soit stock initial plus entrées moins sorties. Trois colonnes, une addition : si le résultat est faux, c’est le journal qui est incomplet, jamais la formule. - SI, pour le seuil :
=SI(J2<=K2; "À COMMANDER"; "OK")compare le stock restant au seuil que vous avez fixé sur cette référence. C’est ce qui transforme un tableau qu’on regarde en une liste de courses. - RECHERCHEV, sur l’inventaire :
=RECHERCHEV(A2; Produits!A:N; 10; 0)va chercher le stock théorique de la référence comptée, et une seconde RECHERCHEV son prix d’achat, pour donner une valeur à l’écart. Un écart en unités se discute ; un écart en dirhams se corrige.
Une remarque qui évite une demi-heure de perplexité : Excel affiche les noms de fonctions dans la langue de l’interface. SOMME.SI en français, SUMIF en anglais et en arabe, SUMMEWENN en allemand. C’est la même fonction et le fichier ne contient qu’une seule version, la version interne : ouvrez-le dans n’importe quelle langue, les formules s’affichent traduites et fonctionnent.
Le seuil de la colonne K, en revanche, le fichier ne peut pas le deviner : c’est une décision qui dépend de vos ventes par jour et du délai de votre fournisseur. Le calcul tient en trois nombres et nous l’avons écrit à part, dans éviter les ruptures sans immobiliser sa trésorerie. Mettez-y d’abord une valeur approchée, corrigez-la après deux mois de vraies ventes.
Le mettre en route en dix minutes
Dans cet ordre. L’étape 2 est celle que tout le monde saute et c’est celle qui décide si le fichier sera encore vivant dans six mois.
- Téléchargez le fichier et ouvrez-le. Enregistrez tout de suite une copie sous le nom de votre magasin, et gardez l’original vierge quelque part.
- Décidez de votre système de références avant de saisir la première ligne : un préfixe par famille et trois chiffres suffisent (EP-001, BOI-014). Ce code sera recopié dans les onglets Entrées et Sorties des centaines de fois ; il doit être court et sans ambiguïté.
- Saisissez vos produits dans l’onglet Produits, en commençant par les trente références qui font l’essentiel de votre chiffre d’affaires. Les huit cents autres peuvent attendre, ou ne jamais venir.
- Comptez le stock une fois, rayon par rayon, et mettez le résultat dans la colonne « stock initial ». Un fichier démarré sur un stock approximatif produira des écarts approximatifs pour toujours.
- Fixez un seuil d’alerte sur ces mêmes références, même au jugé pour commencer.
- Prenez l’habitude des deux journaux : le bon de livraison va dans Entrées le jour où il arrive, les pertes et les casses vont dans Sorties le jour où elles arrivent. Pas le samedi pour toute la semaine : personne ne s’en souvient le samedi.
- Regardez le tableau de bord une fois par semaine, le même jour, avant de passer commande.
Un ajout de deux clics qui change l’usage quotidien : sélectionnez la colonne Statut, puis Mise en forme conditionnelle, Règles de mise en surbrillance, Texte qui contient, et tapez « À COMMANDER ». Les lignes à commander se colorent d’elles-mêmes et vous n’avez plus à lire les autres.
Les deux façons de casser ce fichier
La première : écrire la référence différemment d’un onglet à l’autre. « EP-001 », « EP001 » et « EP-001 » avec un espace invisible à la fin sont trois articles distincts pour SOMME.SI, qui ne trouvera rien et laissera le stock inchangé, sans aucun message d’erreur. La seconde : taper un nombre à la main dans une colonne calculée. La formule est écrasée, la ligne cesse de se mettre à jour, et elle a l’air parfaitement normale. Si un doute s’installe, recopiez la formule d’une ligne voisine vers le bas.
Ce qu’un tableur ne fera jamais
Il ne s’ouvre pas à deux. Le fichier vit sur un ordinateur, et deux personnes qui le modifient en même temps produisent deux versions dont l’une sera perdue. Le partager sur Google Sheets règle ce point précis, au prix d’un autre : il faut alors une connexion pour saisir une entrée de stock, ce qui est exactement le compromis que nous décrivons dans caisse hors ligne ou cloud.
Il ne lit pas de code-barres et ne se met pas à jour quand vous vendez. C’est la limite qui compte vraiment, parce qu’elle ne se manifeste pas le premier mois : elle attend le jour de rush, la veille de l’Aïd ou la sortie des classes, où la double saisie s’arrête. Le fichier prend une semaine de retard, plus personne ne lui fait confiance, et un fichier auquel personne ne fait confiance est pire qu’un fichier inexistant : il donne une fausse assurance. Une douchette branchée sur un logiciel de caisse fait cette saisie à votre place, à la seconde où l’article passe au comptoir.
Trois signaux disent que le moment est venu de changer d’outil, et un seul suffit : une deuxième personne doit saisir, vous dépassez deux à trois cents références, ou vous avez arrêté de mettre le fichier à jour depuis plus d’une semaine. Le passage n’a pas à coûter cher : BelloPOS Lite est gratuit à vie et vos deux colonnes principales, référence et désignation, s’importent depuis ce même tableur. Ce que vous y gagnez est décrit dans notre guide de la gestion de stock.
Le mois d’exemple, lu dans le tableau de bord
Les chiffres ci-dessous sont ceux que le fichier affiche quand vous l’ouvrez, calculés sur les douze lignes et le mois de mouvements livrés avec. C’est aussi la démonstration de ce qu’un stock tenu vous apprend en dix secondes.
| Ce que dit le tableau de bord | Sur le mois d’exemple | Ce que vous en faites |
|---|---|---|
| Références suivies | 12 | La taille du fichier. Au-delà de deux cents, il devient lourd à tenir. |
| Valeur du stock, au prix d’achat | 4 905 DH | L’argent immobilisé dans le magasin, à comparer d’un mois sur l’autre. |
| Références sous leur seuil | 2 | Ici Œufs et Pain de mie : la liste de courses du prochain passage chez le grossiste. |
| Pertes et casses, en valeur | 180 DH | Le chiffre que personne ne calcule et que tout le monde paie. |
| Écart du dernier comptage | -6 unités, -55 DH | De la marchandise sortie sans être enregistrée. À expliquer, pas à corriger en silence. |
Les erreurs à éviter
- Tenir une seule colonne « stock » que l’on corrige à la main. Sans journal des entrées et des sorties, aucun écart ne peut être expliqué.
- Saisir les ventes une par une alors qu’un logiciel de caisse les enregistre déjà. Dans ce cas, ne mettez dans Sorties que les pertes, les casses et les retours.
- Commencer par les huit cents références. Trente lignes tenues valent mieux que huit cents abandonnées.
- Démarrer sans compter. Le stock initial est le seul chiffre du fichier que rien ne peut recalculer à votre place.
- Garder le fichier sur un seul ordinateur, sans copie. Un disque qui meurt emporte l’inventaire avec lui : une copie par semaine sur une clé ou dans un espace en ligne.
Questions fréquentes
Ce modèle Excel de gestion de stock est-il vraiment gratuit ?
Oui, sans inscription et sans compte à créer. C’est un fichier .xlsx ordinaire, sans macro, qui s’ouvre dans Excel, LibreOffice Calc, Numbers et Google Sheets. Vous pouvez le modifier, le renommer et le partager comme le vôtre.
Comment calculer le stock restant dans Excel ?
Stock initial plus la somme des entrées moins la somme des sorties. Dans le modèle, les deux sommes sont des SOMME.SI qui vont chercher dans les journaux toutes les lignes portant la référence du produit, ce qui évite d’avoir à tenir un total à la main.
Est-ce que ça fonctionne sur Google Sheets ?
Oui. Importez le fichier depuis Google Drive : SOMME.SI, SI et RECHERCHEV existent à l’identique, et le tableau de bord continue de calculer. Vous gagnez le travail à plusieurs et vous perdez le hors-ligne, puisqu’il faudra une connexion pour saisir.
Combien de références un tableur peut-il vraiment suivre ?
Techniquement des milliers. En pratique, la limite n’est pas Excel mais la saisie : au-delà de deux à trois cents références qui bougent tous les jours, le journal cesse d’être tenu, et c’est le fichier entier qui devient faux.
Faut-il saisir chaque vente dans l’onglet Sorties ?
Non, et il ne faut surtout pas s’y obliger. Une ligne par jour et par produit suffit pour les articles qui tournent. Si vous encaissez déjà sur un logiciel de caisse, ne recopiez rien : réservez l’onglet Sorties aux pertes, aux casses et aux retours.
Ce fichier suffit-il pour ma comptabilité ou pour la DGI ?
Non, et ce n’est pas son rôle. Il vous donne la valeur de votre stock, ce que votre comptable vous demandera en fin d’exercice, mais il n’émet aucune facture et ne remplace pas un document conforme. Les obligations portent sur la facture et le ticket, pas sur votre tableur : voir une caisse conforme à la DGI est-elle obligatoire.
À retenir
Un tableur est le bon premier outil de gestion de stock, à une condition : qu’il repose sur un journal des entrées et des sorties, et non sur une colonne que l’on rectifie de mémoire. Le modèle ci-dessus fait exactement cela avec quatre formules, et il vous dira lui-même quand vous l’aurez dépassé, le jour où la double saisie s’arrêtera. Ce jour-là, la question n’est plus Excel ou pas Excel, mais qui saisit : vous, ou la caisse.
Le fichier maintenant, la caisse quand le fichier ne suffit plus
Le modèle est gratuit et sans inscription. Le jour où la saisie manuelle vous coûte plus qu’elle ne vous apprend, BelloPOS Lite tient le même stock à votre place, se met à jour à chaque vente, et reste gratuit à vie et entièrement hors ligne.
Pour aller plus loin
D’autres guides pratiques sur le même sujet :