L’inventaire annuel n’est pas seulement une nuit à scanner des boîtes. Le CGNC demande de recenser et évaluer les éléments actifs et passifs à la fin de chaque exercice. Le stock physique est visible ; les créances douteuses, dettes non facturées, actifs disparus et mauvais cut-off le sont moins.
Le dossier complet
- Instructions, équipes et zones.
- Gel ou contrôle des mouvements.
- Feuilles de comptage numérotées.
- Stock tiers, retours et marchandises en transit.
- Immobilisations présentes et utilisables.
- Clients, fournisseurs et autres soldes confirmés.
- Cut-off des livraisons, factures et charges.
- Valorisation, dépréciation, écarts et validation.
1. Préparer avant le dernier jour
Cartographiez magasins, réserves, véhicules, dépôts externes et stock confié à des tiers. Nettoyez les références sans unité claire et séparez les biens appartenant à d’autres.
- Nommer un responsable indépendant de la garde si possible.
- Découper des zones sans chevauchement.
- Numéroter les feuilles ou terminaux.
- Définir unité de comptage et conditionnement.
- Identifier obsolète, abîmé et quarantaine.
- Communiquer l’heure de gel et le traitement des urgences.
- Tester un comptage et la consolidation.
Conservez les instructions signées et la liste des personnes : elles expliquent comment le chiffre final a été obtenu.
2. Compter avec une piste de contrôle
Une équipe compte, une autre recontrôle les écarts significatifs. Toute correction conserve quantité initiale, nouvelle quantité, motif, auteur et validation.
| Situation | Traitement de comptage |
|---|---|
| Réception pendant gel | isoler et marquer avant/après cut-off |
| Commande préparée non livrée | vérifier propriété et transfert |
| Stock chez un tiers | obtenir confirmation et détail |
| Bien d’un fournisseur | exclure avec preuve |
| Article endommagé | compter séparément et évaluer ensuite |
| Unité carton/pièce | convertir avec facteur validé |
Photographies, plans de zones et séquences de feuilles complètent le rapport, sans remplacer le comptage signé.
3. Valoriser après avoir fiabilisé les quantités
Appliquez la méthode validée par catégorie : coût individualisé pour les biens identifiables, ou coût moyen pondéré/FIFO pour les interchangeables selon le CGNC. Comparez ensuite coût et valeur actuelle et documentez toute dépréciation.
- Quantité : résultat physique rapproché au système
- Coût : méthode constante et pièces d’entrée
- Valeur actuelle : marché et utilité selon la nature
- Obsolescence : âge, état, perspective de vente
- Écart : perte, erreur d’unité, mouvement tardif ou fraude à investiguer
Le prix de vente TTC n’est pas une valeur de stock par défaut. Une estimation au prix de vente diminué d’une marge n’est utilisable que dans le cas exceptionnel prévu et documenté.
Ne remplacez jamais le comptage par le stock théorique
L’objectif est précisément de confronter le registre à l’existence. Un écart nul saisi sans observation indépendante ne constitue pas un contrôle.
4. Inventorier aussi le reste du bilan
Rapprochez immobilisations avec leur existence et usage, clients avec factures/paiements/litiges, fournisseurs avec réceptions et factures, banque avec relevés, et charges/produits avec la bonne période.
| Cycle | Question de clôture |
|---|---|
| Immobilisations | présent, en service, durée et indice de perte ? |
| Clients | recouvrable, litigieux, payé après clôture ? |
| Fournisseurs | toutes les livraisons et charges sont-elles enregistrées ? |
| Banque/caisse | solde externe, comptage et écarts ? |
| Fiscal/social | déclarations et dettes rapprochées ? |
| Engagements | garanties, contrats et risques à révéler ? |
BelloPOS peut geler/exporter les quantités enregistrées, guider le comptage et conserver les ajustements. La propriété, le coût, la dépréciation et les autres actifs/passifs restent des décisions de clôture.
Les erreurs à éviter
- Compter sans gel.
- Oublier les dépôts externes.
- Mélanger biens de tiers.
- Écraser la première quantité.
- Valoriser au prix de vente.
- Limiter l’inventaire aux marchandises.
Questions fréquentes
L’inventaire concerne-t-il seulement le stock ?
Non. La loi comptable vise les actifs et passifs ; le stock physique n’est qu’un volet du dossier de clôture.
Faut-il arrêter toute vente ?
Un gel facilite la preuve. Si l’activité continue, documentez précisément chaque mouvement pendant le comptage et le cut-off.
Quelles méthodes de stock sont admises ?
Le CGNC prévoit coût individualisé pour les biens identifiables et coût moyen pondéré ou FIFO pour les interchangeables.
Comment traiter un article abîmé ?
Comptez-le séparément, documentez son état et faites valider sa valeur actuelle et toute dépréciation.
BelloPOS réalise-t-il l’inventaire légal ?
Il aide aux quantités et à la piste d’ajustement ; la direction et le professionnel valident propriété, cut-off, valeur et comptes.
À retenir
Un inventaire défendable relie instruction, observation, recomptage, mouvement, coût et validation. Comptez le stock, mais recensez aussi chaque actif, dette et risque qui façonne les états.
Sources
Les chiffres et les règles cités ci-dessus viennent de ces pages, consultées à la date indiquée dans l’article.
- Ministère de l’Économie et des Finances, Code général de la normalisation comptable, consulté le 1er septembre 2026
- Ministère de la Justice, loi 5-96 sur les sociétés, consultée le 30 août 2026
Préparez un comptage traçable
Nettoyez les références, gelez ou contrôlez les mouvements et conservez chaque écart avant validation.
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