Un solde client n’est pas une promesse de cash, et un solde fournisseur n’est pas une date de paiement. Le suivi utile travaille facture par facture : montant d’origine, échéance, règlement, litige et reste. Le CGNC inscrit créances et dettes à leur montant nominal et interdit de les compenser librement.
Les champs d’un échéancier fiable
- Tiers et identifiant.
- Document, date et échéance.
- Montant et devise.
- Règlements/avoirs lettrés.
- Solde restant.
- Tranche d’ancienneté.
- Litige, promesse et responsable.
- Événement après clôture.
1. Séparer les deux livres de tiers
Le client débiteur représente un droit à encaisser ; le fournisseur créditeur une obligation à payer. Un même tiers peut avoir les deux rôles, mais chaque opération reste distincte jusqu’à une compensation juridiquement et comptablement justifiée.
| Cycle client | Cycle fournisseur |
|---|---|
| commande/livraison | commande/réception |
| facture émise | facture reçue |
| échéance de collecte | échéance de paiement |
| relance/litige | validation/litige |
| encaissement/avoir | paiement/avoir |
| solde et risque | solde et trésorerie |
Ne soldez jamais une facture avec un paiement de même montant sans vérifier tiers, référence, devise et objet.
2. Construire l’ancienneté sans cacher les litiges
Répartissez le reste selon jours avant/après échéance—par exemple non échu, 1–30, 31–60, 61–90 et plus de 90—puis ajoutez une catégorie litige séparée.
- Rapprocher solde d’ouverture.
- Importer factures et avoirs.
- Lettrer paiements complets et partiels.
- Vérifier dates d’échéance contractuelles.
- Classer l’ancienneté à une date de coupe.
- Attribuer action et propriétaire.
- Comparer au grand livre et confirmer les écarts.
Les tranches sont un outil interne, pas une conclusion automatique de dépréciation, prescription ou droit de suspendre.
3. Transformer les listes en décisions
Chaque semaine, relancez les clients selon une séquence respectueuse de la relation et programmez les paiements fournisseurs selon échéance, validation, trésorerie et risque d’approvisionnement.
| Signal | Décision possible à valider |
|---|---|
| Client non échu | rappel préventif/document manquant |
| Promesse non tenue | nouvelle relance et limite de crédit |
| Litige qualité | responsable et preuve de résolution |
| Fournisseur critique | sécuriser paiement/continuité |
| Facture fournisseur non validée | bloquer paiement, pas cacher la dette |
| Double facture | investiguer avant toute écriture |
Une bonne prévision de trésorerie part des échéances probables mais garde un scénario prudent pour retards et décaissements inattendus.
Ne confondez pas relance et traitement comptable
Un client silencieux ne devient pas automatiquement irrécouvrable ; une créance ancienne ne doit pas non plus rester intacte sans analyse. Documentez faits et jugement.
4. Fermer et évaluer les soldes
À la clôture, confirmez l’exhaustivité des dettes, la réalité des créances, les encaissements/paiements postérieurs, litiges et indices de perte. Les moins-values et risques suivent l’analyse CGNC et la validation professionnelle.
- Client ancien : preuve de recouvrement, litige et capacité
- Paiement après clôture : confirme tout ou partie du solde
- Réception sans facture : dette/charge à rattacher selon traitement
- Avoir attendu : ne pas le déduire avant justification
- Solde tiers : confirmation externe si utile
Depuis la version 3.0, BelloPOS Pro lettre les factures avec le règlement qui les solde, vieillit la balance à partir de la date d’échéance et non de la date de facture, et gère des relances graduées. Côté fournisseurs, la commande est séparée de la réception et seule la réception mouvemente le stock. Les dépréciations, les confirmations externes et l’arrêté appartiennent toujours au dispositif comptable complet.
Les erreurs à éviter
- Piloter au total client.
- Lettrer par montant seul.
- Oublier les paiements partiels.
- Cacher un litige dans l’ancienneté.
- Payer sans réception/validation.
- Compenser client et fournisseur.
Questions fréquentes
Quelle différence entre créance et chiffre d’affaires ?
Le chiffre d’affaires mesure des ventes ; la créance est le montant restant dû par un client à une date.
Comment traiter un paiement partiel ?
Lettrez la partie reçue contre la facture et laissez le solde visible avec son échéance et son suivi.
Une facture ancienne est-elle automatiquement perdue ?
Non. Son recouvrement et sa valeur doivent être analysés à partir des faits, événements ultérieurs et règles applicables.
Peut-on compenser client et fournisseur ?
Pas librement. Le CGNC interdit la compensation générale ; toute compensation réelle exige une base et un traitement validés.
BelloPOS suit-il les fournisseurs ?
Depuis la version 3.0, oui : commande fournisseur, réception ligne par ligne, coûts d’approche répartis sur les lignes et échéancier de paiement. L’analyse des dépréciations et l’arrêté restent à valider avec votre fiduciaire.
À retenir
Le bon suivi ne produit pas deux gros soldes, mais deux listes explicables où chaque document a une échéance, chaque règlement un lettrage et chaque risque un responsable.
Sources
Les chiffres et les règles cités ci-dessus viennent de ces pages, consultées à la date indiquée dans l’article.
Reliez le règlement à la vente
Conservez l’historique des paiements partiels, avoirs et restes dus pour faciliter le rapprochement client.
Pour aller plus loin
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