تحويل عرض الثمن إلى فاتورة دون إعادة الإدخال

التحويل لا يعني تعويض كلمة «عرض ثمن» بكلمة «فاتورة». فالمنهج السليم يستأنف الزبون وسطور النسخة المقبولة، ويسجّل ما وقع فعلًا، ويفسّر الفوارق، ثم يُصدر الفاتورة ضمن سلسلتها الخاصة. فالأتمتة تُلغي إعادة الإدخال؛ لكنها لا تُلغي أي مراقبة.

تحويل عرض ثمن مقبول إلى فاتورة دون إعادة الإدخال.

المسار في ثمانية قرارات

انطلق من عرض الثمن المقبول، لا من آخر مسودة.
احتفظ بمرجعه وبرقم نسخته.
أدرج الطلبية والتسليم إن كانت مسطرتك تستعملهما.
قارن الكميات والأثمنة والتخفيض والضرائب والتسبيق.
وثّق كل اختلاف تعثر عليه.
أنشئ فاتورةً تبقى في حالة مسودة.
راقب قبل إسناد الرقم النهائي.
احتفظ بالسلسلة كاملة بعد الإصدار.

1. ما يجب نسخه وما يجب إعادة حسابه

يفيد التحويل في تفادي إعادة كتابة المعطيات الثابتة. لكنه يجب ألا يجمّد خطأً ولا أن يفترض أن الواقع مطابق للعرض.

العنصر	يُستأنف	يُعاد التحقق منه
الزبون	البطاقة ومعطيات الاتصال	التسمية والعنوان والمعرّف الموحد يوم الإصدار
المرجع	الربط بعرض الثمن	النسخة المقبولة بالذات
السطور	الرموز والبيانات والوحدات	الكميات المسلَّمة فعلًا
الثمن	الثمن المقبول	ملحق أو قبول جديد
التخفيض	القاعدة في كل سطر	الأساس بعد تعديل الكمية
الضريبة	الإعداد المرشَّح	النسبة أو المعالجة المنطبقة
التسبيق	الأداء المسجَّل	المعالجة والرصيد المتبقي
التواريخ	التاريخ السابق	تاريخ الفاتورة وتاريخ التنفيذ

وأعد قراءة الفرق بين عرض الثمن والفاتورة: فالأول يبقى العرض المقبول، فيما توثّق الثانية العملية المفوترة.

2. منهج بلا إعادة إدخال

لا تُصدر شيئًا في منتصف المسار. اشتغل في وضع المسودة إلى غاية المراقبة الأخيرة.

افتح عرض الثمن وتحقق من حالته المقبولة.
قارن ملف PDF المقبول بالبطاقة المسجَّلة.
أنشئ طلبية الزبون إن كانت هي التي تُجسّد الاتفاق.
أنشئ سند التسليم أو راقبه.
لائم الكميات مع الواقع وأنت في وضع المسودة.
أرفق إثبات كل تغيير في الثمن أو في النطاق.
حوّل الوثيقة إلى فاتورة في حالة مسودة.
راقب الزبون والتواريخ والسطور والتخفيض والضريبة والمجموع.
قارِب التسبيق والرصيد دون تغيير المبلغ الخام.
أصدر مرةً واحدة، ثم أرسل، ثم أرشف.

المرحلة	الحالة المنتظرة	الحق المترتب
عرض الثمن ن1	مرفوض أو منتهي الصلاحية	يُحتفظ به
عرض الثمن ن2	مقبول	مصدر مجمَّد
الطلبية	مؤكَّدة	التحضير
التسليم	جزئي أو كامل حسب الواقع	الكميات والتحفظات
الفاتورة	مسودة	المراقبة
الفاتورة	صادرة	رقم مجمَّد
الأداء	جزئي أو مؤدًّى	واقعة مستقلة
التصحيح	عند الضرورة	إشعار دائن أو مسطرة

وفي ملف صغير بسيط، قد يكفي الانتقال من عرض الثمن إلى الفاتورة مباشرة. فالطلبية وسند التسليم ليسا خانتين تُنشآن اصطناعًا؛ بل يفيدان حين يثبتان واقعةً حقيقية.

3. دبّر الفوارق دون كسر السلسلة

صنّف الفارق قبل أن تتصرف بشأنه.

الفارق	الإجراء	الإثبات
كمية مسلَّمة أقل	فوترة الواقع المصادق عليه	سند تسليم موقَّع أو تحفظ
خيار إضافي أُضيف	الإضافة بعد الاتفاق	رسالة إلكترونية أو ملحق أو طلبية
ثمن مراجَع	نسخة جديدة أو اتفاق	المرجع والتاريخ
تخفيض تجاري	التطبيق في المستوى الصحيح	الإذن المكتوب
نسبة خاطئة في العرض	التصحيح قبل الفاتورة	مصادقة محاسبية
خطأ بعد الإصدار	لا تُعد كتابة الوثيقة	إشعار دائن أو تصحيح مرتبط

وإذا كانت الفاتورة قد صدرت فعلًا، فاستعمل مسطرة التصحيح. ولا ترجع إلى عرض الثمن لإخفاء الخطأ.

التحويل لا يصادق على الضريبة

فنسخ نسبة من عرض الثمن لا يثبت أنها صحيحة لحظة الفوترة. والمسؤول الجبائي أو المحاسب هو من يصادق على المنتج والزبون والمكان والتاريخ والإعفاء المحتمل وصيغة البيان.

4. مثال بالأرقام

عرض ثمن مقبول: 10 وحدات بـ100 درهم خارج الضريبة، بتخفيض 10 %، أي 900 درهم خارج الضريبة، زائد الضريبة المنطبقة. أما التسليم الفعلي فبلغ 8 وحدات. فلا يجب أن تحتفظ الفاتورة آليًّا بمبلغ 900 درهم؛ بل يصير أساسها 8 × 100 × 90 % = 720 درهمًا خارج الضريبة، مع التحفظ على المعالجة المصادق عليها.

ويحمل سند التسليم 8 وحدات مسلَّمة ووحدتين في الباقي. وتذكر الفاتورة الطلبية وسند التسليم. أما الوحدتان المتبقيتان فستُفوتَران في الواقعة المقبلة إن سُلِّمتا فعلًا وإن نصّ العقد على ذلك.

وتسبيقٌ قدره 300 درهم لا يخفّض المبلغ الخام في صمت: بل اعرض الأداء والرصيد وسجّلهما وفق المعالجة المصادق عليها.

5. التحويل داخل BelloPOS Pro

تقترح خطة Pro سلسلة عرض الثمن ثم طلبية الزبون ثم سند التسليم ثم الفاتورة. ويستنسخ التحويل الزبون والسطور في الوثيقة الموالية؛ ويمكن مراجعة المسودة الجديدة قبل الإصدار. ويحتفظ كل نوع برقمه وبتاريخه الخاصين.

المراقبة	ما يقدّمه BelloPOS	المسؤول
النسخة المصدر	تاريخ مرتبط بالوثيقة	اختيار النسخة المقبولة
إعادة الإدخال	تحويل تلقائي	المقارنة بملف PDF
الكمية الحقيقية	تعديل المسودة	المصادقة على التسليم
الرقم	يُسنَد عند الإصدار	الحق في الإصدار
الثمن والضريبة	حساب البرنامج	صحة الإعداد
التصحيح	مراقبة أو إشعار دائن مرتبط	التكييف الجبائي

والسلسلة الكاملة موجودة في خطة Pro. لكن البرنامج لا يقرأ رسالة الاتفاق الإلكترونية، ولا يوقّع سند التسليم نيابةً عن الزبون، ولا يقرر ما إذا كان تسليم جزئي قابلًا للفوترة.

BelloPOS

جميع الميزات

أخطاء ينبغي تجنبها

تحويل آخر مسودة بدل النسخة المقبولة.
إعادة كتابة السطور يدويًّا.
فوترة ما طُلب بدل ما سُلِّم.
نسخ ضريبة لم يقع التحقق منها.
طرح التسبيق من المبلغ الخام.
الإصدار قبل إتمام المراقبة.
التعديل بعد الإصدار.
ضياع الرابط نحو عرض الثمن.

أسئلة متكررة

هل يمكن تحويل عرض ثمن إلى فاتورة؟

نعم، باستئناف النسخة المقبولة، وملاءمتها مع الواقع، وإصدار فاتورة جديدة ضمن سلسلتها.

هل يجب المرور عبر الطلبية وسند التسليم؟

فقط إذا كانت هاتان المرحلتان تقابلان مسطرتك وتصلحان إثباتًا؛ فملف بسيط قد يذهب إلى الفاتورة مباشرة.

هل يجب أن تكون الفاتورة مطابقة للعرض؟

ليس إذا تغير الواقع. فكل فارق يجب أن يكون مبرَّرًا ومقبولًا ومفوتَرًا بشكل سليم.

ماذا أفعل بالتسبيق؟

سجّله باعتباره أداءً وطبّق المعالجة الوثائقية المصادق عليها، دون تشويه المبلغ الخام.

هل أستطيع التصحيح بعد التحويل؟

نعم ما دامت الفاتورة في حالة مسودة. أما بعد الإصدار فاستعمل المسطرة المراقَبة.

أي باقة من BelloPOS؟

خطة Pro من أجل سلسلة عرض الثمن والطلبية والتسليم والفاتورة والإشعار الدائن.

الخلاصة

أتمِت النسخ، لا القرار أبدًا. انطلق من النسخة المقبولة، وفوتِر الواقع، وصادق على الضرائب وعلى الفوارق، ثم أصدر مرةً واحدة.

المصادر

الأرقام والقواعد المذكورة أعلاه مأخوذة من هذه الصفحات، بتاريخ الاطلاع المذكور في المقال.

اختبر تسليمًا جزئيًّا

أنشئ عرض ثمن بعشر وحدات، واقبله، وسلّم منه ثماني وحدات، ثم تحقق من أن مسودة الفاتورة تحتفظ بالإثبات وبالمجموع الصحيح.

شاهد الوثائق

قارن الباقات

لمزيد من التعمق

أدلة عملية أخرى في الموضوع نفسه:

تحويل عرض الثمن إلى فاتورة دون إعادة إدخال المنتجات: الطريقة والفحوص