Le fichier est à télécharger ici, gratuit, sans inscription. Il tient un stock par taille et par couleur, ce qu’aucun tableau à une ligne par produit ne sait faire, et c’est toute la différence : une boutique ne vend pas des modèles, elle vend du M bleu. Six onglets, aucune macro. Sur l’exemple livré avec, 5 modèles font déjà 28 lignes de stock, et le fichier signale ce que personne ne suit : un modèle dont il ne reste que du S et XL, soit 8 pièces et 1 120 DH immobilisés dans un vêtement qui ne se vendra plus.
En bref
- Télécharger le fichier (.xlsx, ouvrable dans Excel, LibreOffice, Google Sheets et Numbers).
- Deux niveaux : le modèle porte les prix, la déclinaison porte le stock. C’est la seule structure qui tienne en prêt-à-porter.
- Un SKU par taille et par couleur, écrit MODELE-COULEUR-TAILLE. C’est la colonne que les deux journaux recopient.
- Le chiffre à regarder : les modèles cassés sur les tailles du milieu. Dans l’exemple, un modèle, 1 120 DH.
- La démarque et les remises sont tracées, parce qu’une pièce bradée à 40 % était une erreur d’achat, pas une promotion.
Pourquoi une boutique ne peut pas tenir une ligne par produit
C’est l’erreur qui rend inutilisable la plupart des fichiers de stock en prêt-à-porter. « Chemise coton : 36 » ne veut rien dire. Trente-six chemises réparties sur quatre tailles et deux couleurs, ce sont huit stocks distincts, et le client qui entre veut un seul d’entre eux.
| Onglet | À quoi il sert | Ce que vous y saisissez |
|---|---|---|
| Modèles | Le niveau commercial : prix d’achat, prix de vente, marge. | Une ligne par modèle. Aucun stock ici. |
| Déclinaisons | Le niveau réel : un stock par taille et par couleur. | Une ligne par SKU, avec son stock de départ et son seuil. |
| Entrées | Les réceptions, au SKU. | Date, SKU, quantité, fournisseur, bon de livraison. |
| Sorties | Ventes, retours, défauts, démarque inconnue. | Date, SKU, quantité, motif, remise appliquée. |
| Tableau de bord | Huit chiffres lus dans les autres onglets. | Rien. |
| Mode d’emploi | Les règles du fichier, en clair. | Rien. |
Le SKU s’écrit MODELE-COULEUR-TAILLE, par exemple CH-01-WHITE-M. Cette convention n’est pas décorative : c’est elle qui permet aux journaux d’entrées et de sorties de retrouver la bonne ligne, et c’est aussi le code que vous imprimerez sur l’étiquette le jour où vous passerez aux codes-barres.
Ce que le fichier calcule par modèle
Vous saisissez deux prix par modèle et un stock par déclinaison. Tout le reste est calculé. Voici la sortie sur les cinq modèles de l’exemple.
| Modèle | Prix d’achat | Prix de vente | Marge | Stock total | Tailles à zéro | Valeur au prix d’achat |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Chemise coton uni | 95 | 199 | 52 % | 36 | 0 | 3 420 |
| T-shirt col rond | 38 | 89 | 57 % | 69 | 0 | 2 622 |
| Jean droit | 140 | 299 | 53 % | 8 | 2 | 1 120 |
| Robe été imprimée | 120 | 279 | 57 % | 12 | 0 | 1 440 |
| Veste légère | 210 | 449 | 53 % | 11 | 1 | 2 310 |
Regardez la ligne du jean droit : 8 pièces en stock, 1 120 DH au prix d’achat, et deux tailles à zéro. Les tailles parties sont le M et L, c’est-à-dire le milieu de la courbe, et ce qui reste est du S et XL. Ce modèle est mort : il occupe un portant, il pèse dans votre trésorerie, et il ne fera plus une seule vente au prix normal.
Aucun fichier à une ligne par produit ne peut vous dire cela. Il vous aurait affiché « 8 en stock » et vous auriez attendu. C’est la raison pour laquelle la colonne « tailles à zéro » existe, et la raison pour laquelle le tableau de bord compte les modèles qui en ont deux ou plus.
Le mettre en route sans y passer la semaine
Une boutique de trois cents références ne se saisit pas en une soirée, et il ne faut pas essayer. Faites-le par familles.
- Téléchargez le fichier et enregistrez une copie au nom de la boutique.
- Fixez la convention de SKU une fois pour toutes : préfixe de famille, numéro, couleur en anglais ou en français mais toujours la même, taille en dernier. Changer de convention à mi-chemin est la seule faute vraiment coûteuse.
- Commencez par une famille : les chemises, ou la catégorie qui fait le plus de chiffre. Saisissez ses modèles, puis ses déclinaisons.
- Comptez cette famille, taille par taille, et mettez les nombres dans « stock initial ». C’est long la première fois et jamais plus après.
- Laissez le seuil à 2 pour commencer. Sur un vêtement, deux pièces d’une taille, c’est une vente et demie avant la rupture.
- Tenez les deux journaux : les livraisons dans Entrées, tout ce qui sort dans Sorties, avec le motif. Un retour client se saisit en quantité négative, pas en ligne d’entrée.
- Ajoutez une famille par semaine jusqu’à couvrir la boutique. Un fichier partiel mais juste vaut mieux qu’un fichier complet et faux.
Sur la colonne Statut, deux clics de mise en forme conditionnelle valent la peine : Mise en forme conditionnelle, Règles de mise en surbrillance, Texte qui contient, puis « RUPTURE » en rouge et « À RÉASSORTIR » en orange. Le portant à regarder devient visible sans lire une seule ligne.
Le nombre de lignes est le vrai plafond
Cinq modèles font vingt-huit lignes dans l’exemple. Une boutique réelle avec quarante modèles en quatre tailles et trois couleurs en fait quatre cent quatre-vingts, et chacune doit être tenue à jour à la main, à chaque vente. C’est là que le prêt-à-porter dépasse le tableur bien plus vite que l’épicerie : ce n’est pas Excel qui lâche, c’est la saisie. Le jour où une étiquette scannée fait le travail, la question est tranchée.
Les deux chiffres que ce fichier vous apprend
Le premier est la démarque inconnue : ce qui manque sans explication. Le motif dans l’onglet Sorties sépare une vente d’un vol, d’un défaut et d’un retour, et le fichier valorise chaque motif au prix d’achat. Dans l’exemple, 95 DH. Sur une boutique réelle, c’est le chiffre qui décide s’il faut revoir l’implantation des portants ou la surveillance de la cabine.
Le second est la remise. La colonne « Remise % » de l’onglet Sorties garde la trace de chaque pièce vendue en dessous de son prix : 5 pièces dans l’exemple. Une remise n’est pas une opération commerciale, c’est le prix d’une erreur d’achat, et elle doit se lire par modèle. Un modèle qui ne sort qu’à −40 % ne sera pas racheté la saison prochaine, et c’est exactement le genre de décision qu’on oublie entre deux collections.
Ces deux colonnes sont aussi ce qui rend le fichier utile face à un fournisseur. Arriver avec « ce modèle a fait 12 ventes plein tarif et 5 en solde, celui-là 40 plein tarif » change une négociation de réassort. Sans fichier, la conversation se tient de mémoire, et la mémoire favorise toujours le modèle qu’on aime.
Ce que le tableau de bord affiche, sur l’exemple
Rien à saisir dans cet onglet. Il lit les autres et sort huit lignes.
| Le chiffre | Sur l’exemple | Ce qu’il vous dit |
|---|---|---|
| Modèles suivis | 5 | La taille du fichier. |
| Déclinaisons suivies | 28 | Le vrai nombre de stocks à tenir : cinq modèles, vingt-huit lignes. |
| Valeur du stock, au prix d’achat | 10 912 DH | Ce que vous avez payé pour ce qui est sur les portants. |
| Déclinaisons en rupture | 3 | Des ventes refusées, une par une, sans que personne les compte. |
| Modèles cassés sur les tailles | 1 | Ici 1 120 DH qui ne partiront qu’en solde. |
| Démarque inconnue | 95 DH | À suivre d’un mois sur l’autre, jamais sur un seul mois. |
| Pièces vendues avec remise | 5 | À rapprocher du modèle, pour la prochaine commande. |
Les erreurs à éviter
- Une ligne par modèle. C’est l’erreur qui rend le fichier inutile : le stock d’un vêtement est un stock par taille.
- Changer la convention de SKU en cours de route. CH-01-BLANC-M et CH-01-WHITE-M sont deux articles différents.
- Saisir un retour client comme une entrée. Il se saisit en quantité négative dans Sorties, sinon les ventes du modèle sont fausses.
- Ne pas distinguer vente et démarque inconnue. Sans le motif, la perte disparaît dans le chiffre d’affaires.
- Attendre la fin de saison pour compter. Une famille par semaine, en rotation, et l’inventaire complet cesse d’être un événement.
Questions fréquentes
Ce modèle Excel pour boutique de vêtements est-il gratuit ?
Oui, sans inscription. Fichier .xlsx sans macro, ouvrable dans Excel, LibreOffice Calc, Numbers et Google Sheets, modifiable comme le vôtre.
Comment gérer les tailles et les couleurs dans Excel ?
Sur deux niveaux : une feuille Modèles qui porte les prix, et une feuille Déclinaisons où chaque ligne est un SKU, c’est-à-dire un modèle, une couleur et une taille. Le stock ne vit que dans la seconde, et le total par modèle se calcule par SOMME.SI.
Combien de lignes cela représente-t-il pour une vraie boutique ?
Dans l’exemple livré, 5 modèles donnent 28 lignes. Quarante modèles en quatre tailles et trois couleurs en donnent quatre cent quatre-vingts. Le fichier les supporte sans problème ; c’est la saisie manuelle qui ne suit pas.
Que veut dire « modèle cassé sur les tailles » ?
Un modèle dont deux déclinaisons ou plus sont à zéro, en général les tailles du milieu, qui partent les premières. Il garde un stock total flatteur et ne fait plus de vente au prix normal : il faut le réassortir tout de suite ou le solder tout de suite.
Le fichier gère-t-il les soldes et les promotions ?
Il les trace, ce qui est plus utile. La colonne « Remise % » enregistre le rabais accordé sur chaque sortie, ce qui permet de savoir, à la fin de la saison, quels modèles ne sont partis qu’en soldes. Il ne recalcule pas un prix soldé automatiquement.
Quand passer à un logiciel de caisse ?
Quand le nombre de SKU dépasse ce que vous pouvez tenir à la main, ou dès qu’une deuxième personne vend. Une caisse déduit la bonne déclinaison au moment du passage en caisse, ce qu’aucun tableur ne fera jamais. Notre guide de la caisse pour boutique de vêtements détaille ce que cela change.
À retenir
Le stock d’une boutique de vêtements se tient par taille et par couleur ou ne se tient pas. Ce fichier applique cette règle avec deux niveaux et quatre formules, et il sort le seul chiffre qui compte vraiment en prêt-à-porter : les modèles cassés au milieu de la courbe des tailles, avec ce qu’ils immobilisent. Commencez par une famille, tenez les deux journaux, et vous verrez en une saison quels modèles rachetez et lesquels vous ne rachèterez plus.
Le fichier maintenant, la caisse quand les SKU débordent
Le modèle est gratuit et sans inscription. Quand la boutique dépasse ce qu’une saisie manuelle peut suivre, BelloPOS gère les déclinaisons, déduit la bonne taille à l’encaissement et imprime les étiquettes. Licence Lite gratuite à vie, entièrement hors ligne.
Pour aller plus loin
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